Så skriver du ett pressmeddelande för din namninsamling

Bestäm nyhetsvinkeln först

Journalister behöver en nyhet, inte bara en länk till namninsamlingen. Bestäm innan du börjar skriva varför detta ska vara en nyhet just nu. En namninsamling med 37 underskrifter och ingen deadline kan vara mycket viktig för initiativtagaren, men den är kanske ännu inte en nyhet för en redaktion.

Starka nyhetsvinklar för namninsamlingar inkluderar:

• Ett stort eller snabbt växande antal underskrifter
• En kommande omröstning, deadline, förhandling, fullmäktigemöte eller rättegångsdag
• En överlämning av namninsamlingen till en beslutsfattare
• En lokal konflikt som påverkar boende, studenter, arbetstagare, föräldrar, patienter eller kunder
• En personlig berättelse som visar den mänskliga påverkan av frågan
• Ett svar, ett avslag eller tystnad från den institution som namninsamlingen riktas mot

Om du inte kan förklara nyhetsvinkeln i en mening, fortsätt arbeta innan du skickar pressmeddelandet.

Skriv en rubrik som berättar nyheten

Rubriken ska sammanfatta nyheten i en tydlig rad. Den behöver inte vara fyndig. Den ska vara specifik.

Bra rubriker för namninsamlingar innehåller ofta ett antal, en plats, en beslutsfattare och ett konkret krav.

Undvik vaga rubriker som "Samhället samlas" eller "Människor kräver förändring" om inte rubriken också säger vilken förändringen är.

Lägg de viktigaste fakta först

Första stycket är ingressen. Det ska besvara de viktigaste frågorna: vem gör vad, vad de vill, varför det är viktigt, var det händer och vad som händer härnäst.

Skriv som om journalisten bara kommer att läsa första stycket. Om nyheten inte framgår där kan pressmeddelandet bli ignorerat.

Följ den vanliga strukturen

Ett pressmeddelande är lättast att använda när det följer ett välbekant format. Använd korta stycken och en tydlig ordning på avsnitten.

• Pressmeddelande: Vanligtvis "För omedelbar publicering" om inte nyheten är embargo-belagd.
• Rubrik: En rad som fångar nyheten.
• Dateline: Ort och datum för publicering.
• Ingress: Själva nyheten i två eller tre meningar.
• Brödtext: Två eller tre korta stycken med sammanhang, belägg och bakgrund.
• Citat: Ett personligt uttalande från initiativtagaren eller någon som påverkas.
• Uppgifter om namninsamlingen: Länk till namninsamlingen, antal underskrifter, deadline och beslutsfattare.
• Kontaktuppgifter: Namn, e-postadress, telefonnummer och tillgänglighet för intervju.

Håll pressmeddelandet till en sida, vanligtvis omkring 400 till 500 ord.

Ta med ett citat som journalister kan använda

Journalister använder citat för att ge en nyhet en mänsklig röst. Ett bra citat ska inte upprepa fakta som redan står i pressmeddelandet. Det ska förklara varför frågan är viktig för verkliga människor.

Ett svagt citat säger: "Vi är mycket oroade över den här frågan."

Ett starkare citat säger: "Det här biblioteket är platsen där mina barn gör sina läxor medan jag avslutar mitt kvällspass. Om det stängs förlorar familjer som min mer än bara böcker. Vi förlorar en av de få trygga offentliga platser som finns kvar i området."

Använd ett naturligt språk. Låt inte citatet låta som en slogan eller en juridisk formulering.

Lägg till användbara siffror och belägg

Siffror hjälper journalister att bedöma hur stor och angelägen en nyhet är. Ta med aktuellt antal underskrifter, hur snabbt underskrifterna samlades in, hur många personer som berörs och när beslutet ska fattas.

Använd belägg med omsorg. Om du hänvisar till ett offentligt dokument, ett officiellt beslut, en rapport, en mötesagenda eller en budgetsiffra ska det vara enkelt för journalisten att kontrollera det.

Överdriv inte. Ett pressmeddelande som överdriver fakta kan skada trovärdigheten för hela kampanjen.

Hitta och kontakta rätt journalister

Ett bra pressmeddelande som skickas till fel inkorg är ofta bortkastat. Skapa en liten medielista innan du börjar skicka mejl.

• Skapa en medielista: Leta efter lokala tidningar, radiostationer, tv-kanaler, lokala nyhetsbrev och bloggare i ditt område. Leta efter namngivna journalister som bevakar lokalpolitik, samhällsfrågor, utbildning, hälsa, miljö, transport, bostäder, konsumentfrågor, arbetslivsfrågor eller just ditt ämne.
• Skriv ett personligt mejl: Skicka inte bara pressmeddelandet till en generell redaktionsadress om du kan hitta en bättre kontakt. Skriv en kort hälsning till en specifik journalist där du förklarar varför nyheten passar deras bevakning. Ämnesraden kan vanligtvis vara samma som pressmeddelandets rubrik.
• Välj rätt tidpunkt: För lokala nyheter och allmännyheter fungerar tisdag till torsdag förmiddagar ofta bra. Måndagar kan vara fulla av uppföljningar från helgen, och på fredagar planerar många redaktioner redan en lättare helgbevakning.

Välj rätt timing

Skicka pressmeddelandet när nyhetsvinkeln är som starkast. Bra tillfällen är när ni når en viktig milstolpe i antalet underskrifter, dagen före ett offentligt möte, morgonen för en överlämning av namninsamlingen eller direkt efter att en beslutsfattare har svarat.

Undvik att skicka sent på fredagen om det inte är brådskande eller kopplat till ett helgevenemang.

Om namninsamlingen är kopplad till ett evenemang ska du skicka pressmeddelandet tillräckligt tidigt för att journalister ska hinna planera bevakning. Vid en överlämning av namninsamlingen är två eller tre dagars förvarning ofta bättre än att skicka det efter att överlämningen redan har ägt rum.

Följ upp en gång

Om du inte får svar, skicka en kort uppföljning efter en eller två dagar. Lägg till ny information om du har det, till exempel ett högre antal underskrifter, en bekräftad intervjuade eller ett svar från en beslutsfattare.

Fortsätt inte att trycka på om journalisten inte är intresserad. En respektfull relation kan hjälpa i senare kampanjer eller framtida uppdateringar.