Så skriver du ett pressmeddelande för din namninsamling

Bestäm nyhetsvinkeln först

Journalister behöver en nyhet, inte bara en länk till namninsamlingen. Bestäm innan du börjar skriva varför detta ska vara en nyhet just nu. En namninsamling kan vara mycket viktig för den som har startat den innan den är redo för medieuppmärksamhet: ett litet antal underskrifter utan deadline är oftast ännu inte en nyhet för en redaktion.

Starka nyhetsvinklar för namninsamlingar inkluderar:

• Ett antal underskrifter som framstår som betydande i förhållande till storleken på den berörda kommunen eller gruppen
• En kommande omröstning, deadline, förhandling, fullmäktigemöte eller rättegångsdag
• En överlämning av namninsamlingen till en beslutsfattare
• En lokal konflikt som påverkar boende, studenter, arbetstagare, föräldrar, patienter eller kunder
• En personlig berättelse som visar den mänskliga påverkan av frågan
• Ett svar, ett avslag eller tystnad från den institution som namninsamlingen riktas mot

Om du inte kan förklara nyhetsvinkeln i en enda mening, fortsätt att utveckla den innan du skickar pressmeddelandet.

Skriv en rubrik som berättar nyheten

Rubriken ska sammanfatta nyheten i en tydlig rad. Den behöver inte vara fyndig. Den ska vara specifik.

Bra rubriker för namninsamlingar innehåller ofta ett antal, en plats, en beslutsfattare och ett konkret krav.

Undvik vaga rubriker som "Samhället samlas" eller "Människor kräver förändring" om inte rubriken också säger vilken förändringen är.

Lägg de viktigaste fakta först

Första stycket är ingressen. Det ska besvara de viktigaste frågorna: vem gör vad, vad de vill, varför det är viktigt, var det händer och vad som händer härnäst.

Skriv som om journalisten bara kommer att läsa första stycket. Om nyheten inte framgår där kan pressmeddelandet bli ignorerat.

Följ den vanliga strukturen

Ett pressmeddelande är lättast att använda när det följer ett välbekant format. Det här är den struktur som är mest bekant för engelskspråkiga redaktioner; presspraxis varierar mellan länder, så om något nedan inte är brukligt där du bor, anpassa det eller ta bort det. Ingressen, citatet och kontaktuppgifterna är viktigare än de exakta rubrikerna.

• Pressmeddelande-märkning: I vissa länder är en rad som "För omedelbar publicering" bruklig högst upp; i många andra används den inte alls.
• Rubrik: En rad som fångar nyheten.
• Ort och datum: Skrivs högst upp i pressmeddelandet, där det är lokal praxis.
• Ingress: Själva nyheten i två eller tre meningar.
• Brödtext: Två eller tre korta stycken med sammanhang, belägg och bakgrund. Skriv brödtexten i tredje person ("invånarna ber", inte "vi ber"), så att en journalist kan använda meningarna direkt; din egen röst hör hemma i citatet.
• Citat: Ett personligt uttalande från initiativtagaren eller någon som påverkas.
• Uppgifter om namninsamlingen: Länk till namninsamlingen, antal underskrifter, deadline och beslutsfattare.
• Om: Två eller tre meningar som beskriver vem som driver namninsamlingen och varför. Du kan återanvända det här stycket oförändrat i varje pressmeddelande du skickar.
• Kontaktuppgifter: Namn, e-postadress, ett telefonnummer eller en annan kanal där du svarar snabbt, samt tillgänglighet för intervju.

Håll pressmeddelandet till högst en sida, vanligtvis omkring 300 till 450 ord. Ett kortare pressmeddelande med verkliga nyheter är bättre än ett längre som är uppstoppat med upprepningar.

Ett begrepp du kan stöta på är "embargo", vilket betyder att man ber journalister att inte publicera före en överenskommen tidpunkt. Ett embargo fungerar bara om journalisten har gått med på det i förväg — att skriva ordet högst upp i ett mejl skapar inte någon överenskommelse — och för en namninsamling behövs det nästan aldrig. Om du är osäker kan du helt enkelt skicka pressmeddelandet när du är redo att göra nyheten offentlig.

Ta med ett citat som journalister kan använda

Journalister använder citat för att ge en nyhet en mänsklig röst. Ett bra citat ska inte upprepa fakta som redan står i pressmeddelandet. Det ska förklara varför frågan är viktig för verkliga människor.

Ett svagt citat säger: "Vi är mycket oroade över den här frågan."

Ett starkare citat är: "Det här biblioteket är platsen där mina barn gör sina läxor medan jag avslutar mitt kvällspass. Om det stänger förlorar familjer som min mer än böcker. Vi förlorar en av de få trygga offentliga platser som finns kvar i området."

Innan du nämner eller citerar någon annan än dig själv, se till att personen tydligt godkänner att bli identifierad offentligt — och för ett barn krävs också tillstånd från en förälder eller vårdnadshavare.

Använd ett naturligt språk. Låt inte citatet låta som en slogan eller ett officiellt uttalande skrivet av en kommitté.

Lägg till användbara siffror och belägg

Siffror hjälper journalister att bedöma hur stor och angelägen en nyhet är. Ta med aktuellt antal underskrifter, hur snabbt underskrifterna samlades in, hur många personer som berörs och när beslutet ska fattas.

Använd belägg med omsorg. Om du hänvisar till ett offentligt dokument, ett officiellt beslut, en rapport, en mötesagenda eller en budgetsiffra ska det vara enkelt för journalisten att kontrollera det. Håll fakta och din egen tolkning tydligt isär, och om beslutsfattaren ännu inte har svarat, säg det neutralt i stället för att gissa om deras motiv.

Överdriv inte. Ett pressmeddelande som överdriver fakta kan skada trovärdigheten för hela kampanjen.

Hitta och kontakta rätt journalister

Ett bra pressmeddelande som skickas till fel inkorg är ofta bortkastat. Gör en kort lista med namngivna journalister innan du börjar skicka mejl; för hur du hittar rätt personer, se Så får du mediebevakning för din namninsamling.

• Skriv ett personligt mejl: Skicka inte bara pressmeddelandet till en generell redaktionsadress om du kan hitta en bättre kontakt. Skriv en kort notis till en specifik journalist där du förklarar varför historien passar deras bevakning, och klistra in pressmeddelandet i mejlets brödtext under den. Skicka inte pressmeddelandet bara som en bifogad fil: bilagor lämnas ofta olästa. Ämnesraden kan vanligtvis vara samma som pressmeddelandets rubrik.
• Erbjud en bild: En berättelse med en användbar bild har större chans att publiceras. Erbjud ett tydligt fotografi av platsen eller personerna som berörs — en bild som du har rätt att använda, med tillstånd från alla som går att identifiera på den — och nämn i mejlet att bilden finns tillgänglig.
• Skydda dina undertecknare: Dela aldrig underskriftslistan eller någon undertecknares personuppgifter med en journalist. Föreslå bara någon som intervjuperson efter att personen har gått med på det.
• Välj rätt tidpunkt: I många länder fungerar mitten av arbetsveckan på förmiddagen bra, men redaktionsscheman skiljer sig mellan länder och medier — se detta som en utgångspunkt och kontrollera varje medies egen deadline.

Ha realistiska förväntningar: inte alla journalister som du skickar pressmeddelandet till kommer att använda det, och de flesta kommer inte att svara. Det är normalt och betyder inte att historien är svag.

Välj rätt timing

Skicka pressmeddelandet när skälen att bevaka historien är som starkast. Bra tillfällen är när ni når en viktig milstolpe i antalet underskrifter, dagen före ett offentligt möte, morgonen för en överlämning av namninsamlingen eller direkt efter att en beslutsfattare har svarat.

Undvik att skicka sent på fredagen om det inte är brådskande eller kopplat till ett helgevenemang.

Om namninsamlingen är kopplad till ett evenemang ska du skicka pressmeddelandet tillräckligt tidigt för att journalister ska hinna planera bevakning. Vid en överlämning av namninsamlingen är två eller tre dagars förvarning ofta bättre än att skicka det efter att överlämningen redan har ägt rum.

Följ upp en gång

Om du inte får svar, skicka en kort uppföljning efter två arbetsdagar. Lägg till ny information om du har det, till exempel ett högre antal underskrifter, en person som har gått med på en intervju eller ett svar från beslutsfattaren.

Fortsätt inte kontakta en journalist som inte är intresserad. En respektfull relation kan hjälpa i senare kampanjer eller framtida uppdateringar.

Vanliga misstag att undvika

• Att skicka pressmeddelandet innan det finns en verklig anledning till att historien är ny just nu.
• Att skriva en rubrik som inte säger vad som har hänt eller vad som begärs.
• Att skriva brödtexten i första person, så att journalisten inte kan använda någon mening som den är.
• Att ta med ett citat som bara upprepar fakta som redan står någon annanstans i pressmeddelandet.
• Att namnge eller citera en person utan deras tillstånd.
• Att skicka pressmeddelandet bara som en bifogad fil i stället för att klistra in det i mejlet.